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学生档案管理暂行办法
时间:2013-03-04 12:00:00  作者:lszzdyc

各教学部:

为使我校学生档案管理工作更加科学化、规范化、制度化,充分发挥学生档案应有的作用,根据加强档案管理工作的要求,结合我校实际情况,特制定本办法。

一、学生档案的内容(凡由学生本人保存的材料,如奖状、荣誉证书等不放入档案 )

1.学籍卡

2.毕业生登记表

3.学生电子信息

其中3、4两项由学校留存,其余随学生转走。

二、学生档案的日常管理

(一)学生档案的填写要求

1.学生档案应由班主任按要求认真填写,要使用颜色为碳素钢笔或水笔,不得使用圆珠笔(学生自然情况由学生本人填写)。

2.内容填写要真实、及时、齐全,书写要规范、清晰。

3.学生成绩不及格应用红字表示,填写错误时,应采用“划线更正法”,不得刮、擦、涂、抹,并在改动处加盖私章。

(二)学生档案的借阅

1.外单位因工作需要借阅学生档案时,必须由两人持单位介绍信,说明查询内容及目的,经有关领导批准方可在校内查阅。

2.凡借阅的档案要严格保管,遵守保密制度,不得私自复制、拍照,不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁。

3.借阅档案应在办公室内阅览,严禁带出翻阅,不准向无关人员谈论档案内容。

三、学生档案的流程

(一)学生档案的建档

1.新生进校以后,由招办采集学生信息,并进行分班、分专业,并将有关资料及时移交教学部进行分配。

2.教学部组织班主任对新生基本信息进行核对,由招生办公室上传中职管理系统,并履行签字手续。

3.各班主任按要求采集好学生的其他相关信息,并由德育处专人负责上传至中职管理系统,并核对签字。

4.德育处与招生办公室共同负责打印学生档案材料,并整理送市教育局验印。

5.德育处将验印好的《学籍卡》、《毕业生登记表》移交给教学部,并履行签字手续。

(二)学生档案的保管

1.《学籍卡》、《毕业生登记表》平时在教学部妥善保管,假期开始前交班主任填写,开学两周内,交教学部检查、保管。

2.德育处、教学部要指定专人负责学生档案的保管工作。

3.德育处将对学生档案的填写、保管等情况组织定期检查或不定期抽查。

4.每次领取档案时,要有领、收签字手续,细化责任。

(三)学生毕业档案的管理

1. 学生毕业时,由学生本人领取《学籍卡》。

2.教学部在学生毕业后将《毕业生登记表》及未领取的《学籍卡》上交德育处管理。

3.学生电子信息由招办负责存档。

四、本办法由德育处负责解释。

德育处 招生办

2013-3-4